印章是公司行使權利、確認業務往來的重要憑證，無論是合同簽署、文件審批，還是財務結算、政務辦理，都需依賴印章發揮效力。若印章管理不當，可能出現濫用、盜用、遺失等問題，進而引發合同糾紛、財產損失，甚至影響公司聲譽與合法權益。然而，不少企業存在印章管理流程模糊、責任劃分不清的情況，缺乏系統的使用審批與保管制度。因此，制定清晰、可落地的公司印章管理規范，明確印章使用的審批流程與保管要求，既是企業內部管理規范化的重要體現，也是防范經營風險、保障業務有序開展的關鍵舉措。

一、印章管理規范的核心框架：涵蓋使用審批與保管全流程

公司印章管理規范需圍繞“使用有審批、保管有責任”的核心原則，構建覆蓋印章申領、使用、保管、交接、注銷等全環節的制度體系，其中使用審批與保管制度是規范的核心內容。以下為適配多數企業的制度模板框架，企業可根據自身規模、業務類型調整細節。

（一）印章使用審批制度模板

審批適用范圍

公司所有印章（包括公章、財務章、法人章、合同章、部門專用章等）的使用，均需按本制度完成審批流程，未經審批不得擅自使用。緊急情況下需臨時用章的，需按“緊急審批流程”執行，事后補充完整審批材料。

常規審批流程

（1）用章申請：申請人填寫《印章使用申請表》，明確用章事由、使用印章類型、用章文件名稱及份數、用章日期等信息，并附上需蓋章的文件原件或復印件，提交至部門負責人審核。

（2）部門審核：部門負責人對用章事由的真實性、用章文件的合規性進行審核，確認無問題后簽字確認，若涉及重大合同、大額資金往來等重要事項，需附加部門內部討論記錄或相關支撐材料。

（3）跨部門復核（按需）：若用章事項涉及財務、法務、風控等部門，需將《印章使用申請表》及相關文件提交至對應部門復核。財務部門重點審核資金相關文件的合規性，法務部門重點審核合同條款的合法性與風險點，復核通過后簽字確認。

（4）審批：根據用章事項的重要程度劃分審批權限，普通辦公文件用章可由部門負責人審批；合同簽署、對外承諾等重要事項用章需由分管領導審批；涉及公司重大決策、大額投資等核心事項用章，需由總經理或董事長審批。

（5）用章登記：審批通過后，申請人攜帶《印章使用申請表》及用章文件至印章保管人處，保管人核對審批流程完整性后，在《印章使用登記臺賬》中記錄用章信息（包括申請人、用章事由、文件名稱、用章時間、份數等），申請人簽字確認后，方可使用印章。

緊急審批流程

若因業務緊急（如緊急合同簽署、應急政務辦理）無法按常規流程完成審批，申請人需通過電話、即時通訊工具等方式向具有審批權限的領導說明情況，獲得口頭同意后，可臨時使用印章。事后24小時內，需補充填寫《印章使用申請表》，附上緊急情況說明，按常規審批流程補全簽字，同時在《印章使用登記臺賬》中備注“緊急補批”。

（二）印章保管制度模板

保管責任人劃分

（1）公章：由公司行政部門指定專人保管，保管人需為行政部門正式員工，具備良好的責任心與保密意識，且不得同時保管與公章聯用的其他印章（如法人章）。

（2）財務章：由公司財務部門指定專人保管，通常為財務主管或出納人員，保管人需熟悉財務制度，確保財務章僅用于財務結算、票據開具等合規場景。

（3）法人章：可由法人本人保管，或委托行政部門、財務部門專人保管（需出具書面委托書），保管人需嚴格按照審批流程使用，不得擅自用于非授權事項。

（4）合同章：由公司業務部門或法務部門指定專人保管，保管人需了解合同簽署規范，確保合同章僅用于經法務審核通過的合同文件。

（5）部門專用章：由對應部門負責人指定專人保管，僅用于部門內部文件流轉、非對外業務確認等場景，不得用于對外承諾、合同簽署等具有法律效力的事項。

保管要求

（1）存放管理：印章需存放在帶鎖的保險柜或專用文件柜中，保險柜鑰匙由保管人專人保管，不得轉借他人；每日下班前，保管人需檢查印章是否歸位、保險柜是否鎖好，確保印章安全。

（2）使用監督：印章使用時，保管人需在場監督，確保用章文件與《印章使用申請表》內容一致，不得在空白文件、未審核文件上蓋章；用章完成后，保管人需核對文件份數，確認無遺漏后，將印章及時收回存放。

（3）保密要求：保管人需對印章使用情況嚴格保密，不得向無關人員透露印章存放位置、使用頻率等信息；未經批準，不得允許他人查看《印章使用登記臺賬》。

（4）交接管理：若保管人因崗位調整、離職、請假等原因需移交印章，需填寫《印章交接登記表》，明確交接印章名稱、數量、狀態、交接時間等信息，由移交人、接收人、監交人（通常為部門負責人）三方簽字確認后，方可完成交接。交接后，接收人需立即核對印章狀態，更新保管責任人信息，并按保管要求執行后續管理。

（5）定期檢查：每月月底，由行政部門牽頭，聯合財務、法務等相關部門對所有印章進行盤點檢查，核對印章數量、狀態與《印章保管臺賬》是否一致，檢查《印章使用登記臺賬》記錄是否完整，發現問題及時整改，并形成檢查報告存檔。

異常情況處理

（1）印章遺失：保管人發現印章遺失后，需立即向部門負責人及公司領導匯報，同時向公安機關報案，獲取報案證明；隨后通過公司官網、公眾號等渠道發布印章遺失聲明，聲明遺失印章作廢，避免他人冒用；重新申請刻制印章，按規定完成備案流程，并更新《印章保管臺賬》。

（2）印章損壞：印章出現磨損、變形等損壞情況，影響使用效果時，保管人需提交《印章更換申請》，附上損壞印章原件，經審批后，由指定部門負責重新刻制，舊印章需按規定銷毀（如剪碎、蓋章作廢后存檔），不得隨意丟棄。

二、制度落地與執行保障

培訓宣導

制度發布后，需組織全體員工開展印章管理規范培訓，重點講解使用審批流程、保管責任、異常情況處理等內容，確保員工了解制度要求；新員工入職時，需將印章管理規范納入入職培訓，考核通過后方可參與涉及印章使用的工作。

監督檢查

成立由行政、財務、法務部門組成的監督小組，定期對印章使用與保管情況進行抽查，檢查《印章使用申請表》審批流程是否完整、《印章使用登記臺賬》記錄是否規范、印章存放是否符合要求等；對違反制度的行為（如擅自用章、保管不當），按公司獎懲制度予以處罰，情節嚴重的，追究相關人員法律責任。

動態優化

根據公司業務發展、組織架構調整等情況，定期（如每年一次）對印章管理規范進行修訂優化，補充新的用章場景、調整審批權限、完善保管要求，確保制度始終貼合企業實際管理需求。

公司印章管理規范的核心在于通過明確的使用審批流程控制風險，通過清晰的保管制度落實責任，二者相輔相成，共同保障印章使用的合規性與安全性。上述制度模板為企業提供了基礎框架，企業在落地過程中，需結合自身業務特點調整細節，同時通過培訓宣導、監督檢查、動態優化確保制度有效執行。規范的印章管理不僅能避免因印章問題引發的經營風險，還能提升企業內部管理效率，樹立良好的企業形象，為企業長遠發展奠定堅實基礎。?